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Protokollgenerierung

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Mit der Funktion „Protokolle“ können Sie Ihre Sitzungsprotokolle auf der Grundlage von Audiodateien erstellen, verwalten und einsehen. Sie können Ihre Aufzeichnungen hochladen, die Einstellungen für jede Sitzung konfigurieren und das Protokoll anschließend automatisch oder manuell erstellen. Die integrierte KI übernimmt die Transkription, wobei Sie den Text vor der Erstellung überprüfen und anpassen können, um ein präzises und leicht teilbares Enddokument zu erhalten.

1. Zur App wechseln

  1. Öffnen Sie in Ihrer Benutzeroberfläche den Bereich „Büro“.
  2. Wählen Sie im linken Seitenmenü den Punkt „Protokolle“ aus. Sie gelangen auf die Startseite, auf der alle Ihre Protokolle aufgelistet sind.

2. Ein neues Protokoll erstellen

  1. Klicken Sie oben rechts auf „Erstellen“.
  2. Geben Sie den Namen der Sitzung ein.
  3. Klicken Sie erneut auf „Erstellen“. ➡️ Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie Ihre Audiodatei hinzufügen können.

3. Die Audiodatei hochladen

Ziehen Sie Ihre Audiodatei in das dafür vorgesehene Feld oder klicken Sie darauf, um sie auszuwählen.

Sobald Sie die Datei dort abgelegt haben, werden Sie zu einer Seite weitergeleitet, auf der die Einstellungen für die Sitzung angezeigt werden

4. Sitzungseinstellungen konfigurieren

Auf der Einstellungsseite können Sie Folgendes festlegen:

  • Datum der Sitzung: Wird automatisch erkannt, wenn die Audioaufnahme ein gültiges Datum enthält.
  • Uhrzeit der Sitzung
  • Ort
  • Anzahl der Redner
    • Die KI kann die Redner automatisch erkennen.
    • Sie können die Anzahl manuell angeben, um die Genauigkeit zu verbessern.
  • Hauptsprache
  • Freigabe der Transkription vor der Erstellung des Protokolls
    • Kästchen angekreuzt: Sie werden benachrichtigt, sobald die Transkription fertig ist, und müssen diese vor der Erstellung des Protokolls freigeben.
    • Kästchen nicht angekreuzt: Das Protokoll wird automatisch erstellt, sobald die Transkription abgeschlossen ist, und Sie erhalten eine E-Mail, sobald das Dokument fertig ist.

Anhänge hinzufügen (optional)

Sie können zusätzliche Dateien (Tagesordnung, Sitzungsunterlagen usw.) hinzufügen, um das Protokoll zu ergänzen.

5. Erstellung des Protokolls

Wie oben erwähnt, haben Sie zwei Möglichkeiten zur Erstellung des Protokolls:

  • Option 1: Vorabprüfung der Transkription, anschließend manuelle Erstellung des Protokolls
  • Option 2: Automatische Erstellung des Protokolls

5.1. Option 1: Überprüfung der Transkription vor der Erstellung des Protokolls

5.1.1 Zurück zur Startseite der Protokolle

Nach dem Hochladen der Audiodatei finden Sie Ihre Sitzung in der Liste mit folgenden Angaben:

  • Name
  • Datum
  • Ort
  • Aktualisierungsdatum
  • Status: Überprüfung

Auf der rechten Seite werden drei Schaltflächen angezeigt:

  1. Symbol „Bleistift“ – Transkript lesen/überprüfen
  2. Symbol „Pfeil“ – Protokoll erstellen (nach der Bestätigung)
  3. Symbol „drei Punkte“ – Sammlung öffnen, Einstellungen ändern oder löschen

5.1.2 Die Transkription lesen und überprüfen

Wenn Sie auf das Stiftsymbol klicken, gelangen Sie zur Transkriptionsseite.

Verfügbare Funktionen:

  • Originalsprache wird oben links angezeigt
  • Schaltfläche „Zeitstempel“: Minuten im Text anzeigen/ausblenden
  • Schaltfläche „Sprecher“:
    • Von der KI erkannte Sprecher anzeigen
    • Namen bei Bedarf manuell bearbeiten
    • Änderungen auf das Transkript anwenden
  • Schaltfläche „Protokoll erstellen“ direkt auf dieser Seite verfügbar

Sobald die Transkription überprüft wurde, können Sie die Erstellung des Protokolls starten.

5.2 Choix 2 : Automatische Erstellung des Protokolls ohne Überprüfung der Mitschrift

Wenn Sie das Kontrollkästchen „Mitschrift vor der Erstellung des Protokolls überprüfen“ nicht angekreuzt haben, wird das Protokoll automatisch erstellt, sobald die Mitschrift fertiggestellt ist.

In diesem Fall werden in der Zeile Ihrer Sitzung auf der Startseite vier Schaltflächen angezeigt:

  1. Protokoll herunterladen (PDF)
  2. Per E-Mail versenden
    • Möglichkeit, mehrere Adressen durch Kommas getrennt anzugeben
  3. Transkript anzeigen
  4. Schaltfläche „Drei Punkte“
    • Gesamte Sammlung öffnen (Transkript + Protokoll)
    • Einstellungen bearbeiten
    • Löschen

Beachten Sie, dass Sie auch bei Auswahl dieser Option die Transkription nachträglich bearbeiten und eine neue Version des Protokolls erstellen können.

6. Das Protokoll einsehen und zwischen Protokoll und Transkription wechseln

Beim Öffnen der Transkription:

  • Es erscheint die zuvor vorgestellte Benutzeroberfläche.
  • Oben rechts ermöglicht eine Schaltfläche „Zum Protokoll wechseln“ (Dateisymbol) jederzeit den Wechsel zwischen Protokoll und Transkript.

Wenn Sie den Abschnitt „Protokoll“ öffnen:

  • gelangen Sie zu einer Seite zur Formatierung des Protokolls.
  • Auf dieser Seite haben Sie folgende Möglichkeiten:
    • Das Protokoll als PDF herunterladen
    • Das Rohformat (Markdown) herunterladen (nützlich für technisch versierte Nutzer oder zur erneuten Erstellung)
    • Das Protokoll per E-Mail an sich selbst oder an mehrere Personen senden

7. Frist für die Eintragung

Die Transkription erfolgt nahezu in Echtzeit:

➡️ 1 Stunde Audio ≈ 1 Stunde Transkription

Visuelle Übersicht über die Arbeitsabläufe

Arbeitsablauf A – Mit Freigabe

  1. Protokoll erstellen → Audio hochladen
  2. Sitzung konfigurieren
  3. Benachrichtigung erhalten, sobald das Transkript fertig ist
  4. Transkript überprüfen
  5. Protokoll manuell erstellen

Arbeitsablauf B – Automatisch

  1. Protokoll erstellen → Audio hochladen
  2. Sitzung einrichten
  3. Auf E-Mail warten → Protokoll wird automatisch erstellt
  4. Herunterladen / versenden / einsehen