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Génération de PV

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La fonctionnalité Procès-Verbaux vous permet de créer, gérer et consulter vos comptes rendus de réunion à partir de fichiers audio. Vous pouvez déposer vos enregistrements, configurer les paramètres de chaque séance, puis générer automatiquement ou manuellement le procès-verbal. L’IA intégrée assure la transcription, avec possibilité de vérifier et ajuster le texte avant génération, pour un document final précis et facilement partageable.

1. Accéder à l’application

  1. Depuis votre interface, ouvrez Bureau.
  2. Dans le menu latéral gauche, sélectionnez Procès-Verbaux. Vous arrivez sur la page d’accueil listant l’ensemble de vos PV.

2. Créer un nouveau procès-verbal

  1. En haut à droite, cliquez sur Créer.
  2. Saisissez le nom de la séance.
  3. Cliquez de nouveau sur Créer. ➡️ Vous accédez alors à une fenêtre vous permettant d’ajouter votre fichier audio.

3. Déposer le fichier audio

Faites glisser votre fichier audio dans la zone prévue ou cliquez pour le sélectionner.

Une fois le fichier déposé, vous êtes redirigé vers une page contenant les paramètres de la séance.

4. Configurer les paramètres de la séance

Sur la page des paramètres, vous pouvez :

  • Date de la séance : automatiquement reconnue si l’audio contient une date valide.
  • Heure de la séance
  • Emplacement
  • Nombre d’intervenants
    • L’IA peut détecter automatiquement les intervenants.
    • Vous pouvez indiquer le nombre manuellement pour améliorer la précision.
  • Langue principale
  • Validation de la transcription avant génération du PV
    • Case cochée : vous serez notifié lorsque la transcription sera prête, et vous devrez la valider avant génération du PV.
    • Case non cochée : le PV est généré automatiquement dès la fin de la transcription, et vous recevez un email lorsque le document est prêt.

Ajout de pièces jointes (optionnel)

Vous pouvez ajouter des fichiers complémentaires (agenda, documents de séance…) afin d’enrichir le PV.

5 Génération de PV

Comme indiqué au-dessus vous avez donc 2 choix de génération de PV:

  • Choix 1: Avec vérification préalable de la transcription puis génération de PV manuellement
  • Choix 2: Génération automatique de PV

5.1. Choix 1 : Vérification de la transcription avant la génération du PV

5.1.1 Retour à la page d’accueil des PVs

Après l’upload audio, vous retrouvez votre séance dans la liste avec :

  • le nom
  • la date
  • l’emplacement
  • la date de mise à jour
  • un état : Vérification

Trois boutons apparaissent à droite :

  1. Icône « crayon » – Lire / vérifier la transcription
  2. Icône « flèche » – Générer le PV (une fois validation faite)
  3. Icône « trois points » – Ouvrir la collection, modifier les paramètres, ou supprimer

5.1.2 Lire et vérifier la transcription

En cliquant sur l’icône crayon, vous accédez à la page de transcription.

Fonctionnalités disponibles :

  • Langue d’origine affichée en haut à gauche
  • Bouton « Horodatage » : afficher/masquer les minutes dans le texte
  • Bouton « Interlocuteur » :
    • Voir les intervenants détectés par l’IA
    • Modifier leurs noms manuellement si besoin
    • Appliquer les changements au transcript
  • Bouton « Générer le PV » disponible directement depuis cette page

Une fois la transcription vérifiée, vous pouvez lancer la génération du procès-verbal.

5.2 Choix 2 : Génération automatique du PV sans validation de la transcription

Si vous n’avez pas coché la case “Valider la transcription avant génération du PV”, le PV est créé automatiquement dès que la transcription est terminée.

Dans ce cas, la ligne de votre séance dans la page d’accueil affiche quatre boutons :

  1. Télécharger le PV (PDF)
  2. Envoyer par email
    • Possibilité d’indiquer plusieurs adresses, séparées par des virgules
  3. Voir la transcription
  4. Bouton « trois points »
    • Ouvrir la collection complète (transcript + PV)
    • Modifier les paramètres
    • Supprimer

À noter que même si choisissez cette option, vous pouvez tout de même modifier à posteriori la transcription et régénérer une nouvelle version du PV.

6. Consulter le PV et naviguer entre PV et transcription

En ouvrant la transcription :

  • Vous retrouvez l’interface présentée précédemment.
  • En haut à droite, un bouton « Passer au PV » (icône de fichier) permet d’alterner entre PV et transcript à tout moment.

En ouvrant la partie PV :

  • Vous accédez à une page de formatage du PV.
  • Depuis cette page, vous pouvez :
    • Télécharger le PV en PDF
    • Télécharger le format brut (Markdown) (utile pour les utilisateurs techniques ou pour refaire une génération)
    • Vous envoyer le PV par email, ou l’envoyer à plusieurs personnes

7. Délai de transcription

La transcription s’effectue en environ temps réel :

➡️ 1 heure d’audio ≈ 1 heure de transcription

Résumé visuel des parcours

Parcours A – Avec validation

  1. Créer PV → déposer audio
  2. Paramétrer la séance
  3. Recevoir notification lorsque transcript prêt
  4. Vérifier transcript
  5. Générer PV manuellement

Parcours B – Automatique

  1. Créer PV → déposer audio
  2. Paramétrer la séance
  3. Attendre l’email → PV prêt automatiquement
  4. Télécharger / envoyer / consulter